Musí být faktura na DPH podepsána? Co o tom říkají předpisy?

V dnešním vysoce digitalizovaném světě se proces oběhu dokumentů vyvíjí a směřuje k elektronickému oběhu. Na jedné straně je to pozitivní trend, který přispívá k menší spotřebě surovin, ale je plně v souladu s platnou legislativou? Nejčastější příklad, který je často předmětem vášnivých diskusí – musí být faktura na DPH podepsána? To prověříme a rozptýlíme veškeré pochybnosti.

Faktura na DPH – nejdůležitější náležitosti

Faktura na DPH není nic jiného než dokument, který je oficiálním potvrzením uskutečněné transakce, zahrnující poskytnutí služby nebo prodej zboží. Subjektem povinným vystavit fakturu je společnost nebo podnikatel, který dané zboží a služby prodává. V dnešní době je vystavování faktur velmi snadné, a to s pomocí fakturačního programu, který zohledňuje všechny klíčové součásti dokladu. Jaké to jsou? Faktura musí obsahovat takové informace, jako jsou např:

• číslo faktury;
• datum vystavení dokladu;
• údaje a adresy strany, která fakturu vystavuje a přijímá;
• údaje o zboží nebo službě prodané v rámci transakce (název, množství, jednotková cena);
• hodnotu vystavené faktury sníženou o případné slevy nebo rabaty;
• sazbu daně a hodnotu.

Takto připravená faktura je zaslána zákazníkovi, který obdrží potvrzení o provedené transakci nákupu výrobku nebo služby. Je však třeba mít na paměti, že v závislosti na specifikách transakce nebo typu obchodu se počet dalších prvků zahrnutých do faktury může zvýšit.

Podpis na faktuře s DPH – je nutný?

Opakovaně se setkáváme s pochybnostmi stran transakce, které se do značné míry zaměřují na podpis na faktuře. Je skutečně nezbytný? Jak poslat fakturu elektronicky a zároveň ji podepsat? Existují nějaké sankce za vystavení faktury bez podpisu?

Podle zákona neexistuje povinnost podepisovat faktury za DPH od roku 2004. Tato povinnost byla zrušena pro obě strany transakce – osobu vystavující i přijímající fakturu na DPH. Změna zákona souvisela se vstupem Polska do Evropské unie a s potřebou sladit vnitřní předpisy s celoevropskými. Pokud tedy ve své firmě používáte online účetnictví a zajímá vás, zda je nutné každou fakturu dodatečně orazítkovat a podepsat, buďte klidní – již více než 20 let to není nutné.

Podpis na faktuře s DPH – osvědčený postup

Nic vám nebrání v tom, abyste každou fakturu na DPH vystavenou vašemu dodavateli skutečně podepsali. Ačkoli se takový doklad z hlediska zákonnosti obvykle neliší od podepsaného, existují velmi úzké případy, kdy je podepsaná faktura DPH platná.

Jde o situaci, kdy obě strany transakce vstoupí do soudního sporu. V případě soudního sporu nelze tradiční fakturu, která neobsahuje podpis obou stran, považovat za přímý, nesporný důkaz. V takovém případě bude soud pokračovat v řízení tradiční cestou shromažďování důkazů a výslechu stran. Pokud však byla faktura podepsána oběma stranami, je pravděpodobné, že takový spor skončí mnohem rychleji. Pokud se tedy obáváte spolupráce s nejistou protistranou, bude prodej výrobků a služeb doložený fakturou s DPH podepsanou oběma stranami dobrým ochranným postupem.

Jak rychle vystavit fakturu na DPH?

Jaký je nejjednodušší způsob vystavení faktury na DPH? Bez ohledu na to, v jakém oboru podnikáte nebo jak často vystavujete faktury s DPH, rozhodně se vyplatí zvážit použití moderního fakturačního softwaru. Jedná se o snadno ovladatelný a intuitivní program, který nám mimo jiné zpřístupňuje funkce, jako např:

• možnost vystavovat všechny typy faktur;
• vytvoření seznamu dodavatelů a automatické doplňování jejich údajů;
• profesionální šablony v různých jazycích s přihlédnutím ke všem měnám;
• možnost odeslat fakturu e-mailem nebo dokument vytisknout;
• pokročilý modul pro správu stavu faktur.

Průběžné používání fakturačního programu vám nejen usnadní, ale také urychlí zdlouhavé, ale nezbytné účetní procesy. Stojí za to se s moderním systémem seznámit již nyní a prozkoumat všechny jeho možnosti.

Łukasz Nowak

Zdroje: Mgr:

• https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/faktura/259388,Czy-prawidlowo-wystawiona-faktura-VAT-powinna-zawierac-podpis-wystawcy-i-jej-odbiorcy.html
• https://www.podatki.biz/artykuly/8_11.htm